كيف تدير مقابلة ناجحة

نصائح لاجراء المقابلات الناجحة
*******************************
1-قم بالإعداد الجيد للمقابلة .
- حددهدفك بالضبط حاول أن تتوقع نوع شخصيةالشخص الذي ستقابله لتهيئ الأجواءالمناسبة.
- قم بمراجعةأي معلومات متوفرة قد تعطيك خلفية معقولةعن الغرض الذي من أجله ستتم المقابلة.
2-هيئ جوا مريحا .
- حاول أن تهدئ من روع الشخص الذي ستقابله بمعاملته بدفء .
- أظهرالتعاطف معه والامتنان لحضوره. ووضح له الهدف من المقابلة .
- اشرح له كيف ستجريها.واذا قمت بتسجيل المقابلةاشرح له كيف سيتم استعمال الملاحظات التي تكتبها أوالاشرطةالتي يتم تسجيلها.
- اذا كان هناك أيةقواعد تتبعهاعنداجرائك للمقابلة فقم بتوضيحها للشخص الذي تجري معه المقابلة.
3-وجه الاسئلةالتي تخدم غرضك.
استمع بعنايةلأجوبته وراقب رد فعله على أسئلتك.
اكتب ملاحظاتك كاملة، سوف تشعر بسعادة لأنك فعلت ذلك؛
لأن هذاسوف يساعدك على تمييزالشخص الذي كتبت عنه الملاحظات عن غيره.
4 -أجب على أسئلةالشخص الذي تقابله .
أجب على أسئلته في النهاية.
5-اخلق الايحاء بأنك ستنهي المقابلة .
لخص ماداربينكما واختبرفهمه الصحيح لما تم الاتفاق عليه واتفق واياه على متابعة ذلك.
6-قم بتنفيذ المتابعة المتفق عليها .
وهذايعتمدعلى نوع المقابلة، فقد يعني ذلك أن تقوم بارسال المزيد من المعلومات،أوارسال تقرير بمااستطعت الوصول اليه،أوتحديد موعد لمقابلةأخرى.
****
10نصائح لتهدئة روع الشخص الذي ستجري له مقابلة:
1-قم باستقباله علىباب مكتبك.
2-قم بمصافحته.
3-أجلسه في مكان محاط بالاشياءالمريحة،ومن الافضل أن لا تجلسه أمام المكتب مباشرة.
4-قدم له المرطبات.
5-استخدم اسمه الاول قدرالامكان.
6-ابتسم.
7-اشرح له كيف ستتم المقابلة.
8- حدثه بشئ عنك.
9- كن مستمعاجيدا

6أنواع من الاسئلة تطرح في المقابلات و متى تستعملها؟
1- الأسلة المغلقة.
وهي أسئلة يكون جوابهااما بنعم أو لاأوأي جواب آخرلايزيد عن كلمة واحدة.((هل أنت سعيدلأنك مدير؟)) إن الأسئلة المغلقة تعطيك المعلومات التي تبحث عنها بالضبط ، ولكن من ناحية أخرى فإنها لا تعطيك معلومات عميقة إلا إذا قام الشخص المجيب بالتوسع في الإجابة على سؤالك .
2- الأسئلة المفتوحة للحصول على معلومات .
وهي الأسئلة التي لا تكون إجابتها بنعم أو لا . وهي تستعمل لاختبار معلومات الشخص حول موضوع ما.
(( ما الذي تعرفه عن منتوجاتنا ؟)) وهذه الأسئلة مفيدة في بداية المقابلة حيث أنها تهدىء من روع الذي تجري معه المقابلة .
3- الأسئلة المفتوحة عن الموقف .
وهذه الأسئلة تكون مناسبة لمعرفة موقف و انطباعات الشخص حول موضوع معين . (( ما هو رأيك في التقاعد الإجباري ؟)) إن هذا النموذج من الأسئلة مثالي لمعرفة
كيف يفكر هذا الشخص ومدى تنظيم وترتيب أفكاره ومدى ميله للإسهاب في الشرح .
4- أسئلة التقصي والمتابعة .
وهي أسئلة تستعمل لمتابعة أسئلة سبق أن سألتها .
(( لم تعتقد ذلك؟))إن أفضل من يجرون المقابلات هم أولئك الذين يحسنون استخدام هذا النوع من الاسئلةإلىأكبرحد.
إن استخدام هذه الاسئلة يعتبرطريقة فعالة للحصول علىإجابات كاملة، وللسيطرةعلى سيرالمقابلة وتحديداتجاهها.
5- أسئلةالمتابعةالمعكوسة.
فهي صياغة لجواب سابق وهي الطلب من الشخص أن يقوم بتوضيح إجابته((لقد قلت إن لدينا صناعة نشطة متطورة،لم تظن ذلك؟))
ويستعمل هذاالنوع من الاسئلةلمعرفة مدى استقامة وثبات أجوبةالشخص الموجهةإليه مثل تلك الاسئلة.
6-الأسئلةالاستدراجية.
وهذا النوع من الأسئلة يهدف إلى استدراج جواب معين من الشخص (( إنك تعتقد أن الناس هم أثمن ما لدى الشركة ،
أليس كذالك ؟ )) وكذلك تستعمل هذه الأسئلة للإقناع ولجعل الشخص يدرك الطريقة التي يفكر بها . كما أنها تستعمل
أيضاَ بين الحين والآخر لمعرفة ما إذا كان الشخص يمتلك الجرأة على مخالفة ما تقول ولاختبار قدرته على تحمل الضغط .
إن على من يجرون المقابلات إذا لم يكونوا محنكين و مدربين بصورة كافية أن يكونوا في منتهى الحذر عند طرح مثل هذه الأسئلة .


11 نموذجا للأسئلةالتي توجه في لمقابلات اختيارالموظفين.
1-ابدأ بأسئلةعامة ومفتوحة.
2-قم بتوجيه أسئلة مباشرة.
3-لاتوجه الاسئلة الاستدراجية أوالأسئلة المملوءة بالحشو.
4-لاتسأل أسئلة علىنحو((ماذا ستفعل لوكنت....؟)).
5-دع تركيزك ينصب علىالحاضر لاالماضي ،وعلىالقريب لا البعيد.
6-إستمرفي توجيه الأسئلة والتقصي حتىتتم قناعتك.
7-لاتوجه أسئلة يمكن الحصول علىأجوبة لهامن طلب التوظيف أوالسيرةالذاتية.
8- رغب من تجري معه المقابلة على تحري الصدق وذلك باعلامه بأنك سوف تتأكد من صحة المعلومات التي يقدمها بالاتصال بمديره السابق.
9-لا تجعل أسئلتك تبدو وكأنها تقرير تقييم.
10- تحاش توجيه الأسئلة التي تشكل انتهاكا لخصوصية الشخص.
11-وجه الأسئلة التي يمكن أن تؤدي إلىالحصول على معلومات حول سلوك معين للشخص الذي تقابله.
****
16خطوة يجب اتباعها في عملية اختيارالموظفين.
1- قررأي الخطوات التالية هي التي سوف تتبعها.
2 - دقق الوصف الوظيفي.
3 -وضح توقعاتك المحددة من الشخص الذي سيشغل هذه الوظيفة.
4 -قم بتعريف الصفات السلوكية المطلوبة.
5- افحص المؤهلات المطلوبة.
6- عندما تقوم بعمل نموذج لاستمارات التوظيف اجعل هذا النموذج يساعد في جمع أكبر قدرمن المعلومات المهمة عن السلوكيات والمؤهلات.
7- ابحث عن المرشحين المناسبين.
8- حلل الطلبات وقم باجراءالمكالمات الهاتفية مع المرشحين لتختارالافضل منهم.
9- اتصل مع مدراء وأرباب عمل سبق للمرشحين أن عملومعهم لتتأكد من صحة المعلومات التي أوردها.
10-ضع أسئلة تساعدك على جمع أكبر قدرمن المعلومات خلال المقابلة بهدف التوصيل إلىالصفات السلوكية للمرشح كما مرمعنا في خطوة رقم (4).
11- قم باجراء مقابلات الاختبارمن ساعة واحدة إلى ثلاث ساعات مع كل واحد من المرشحين.
12 - قدم المرشحين لزملاء المستقبل لتعرف رأيهم فيهم.
13- اتصل بالمراجع التي يذكرها المرشحون للحصول على المزيد من المعلومات عن الصفات السلوكية التي يتمتع بهاهؤلاء المرشحون.
14- راجع كل المعلومات التي جمعتهاعن كل مرشح لتستطيع تقييم نقاط القوة والضعف لديه.
15- اتخذ قرارالمرشح المناسب.
16- قدم عرضا مناسبا للمرشح الذي وقع عليه الاختيار