اسلوب ترقيم الوثائق

1 - الغرض :-
إعطاء رقم لكل وثيقة يسهل تمييزها والتعرف عليها.

2 - مجال التطبيق :-
فى جميع إدارات/أقسام المصنع.

3 - تعاريف :-
لا يوجد.

4 - المسئوليات :-
4-1 مديرو الإدارات ورؤساء الأقسام مسئولون عن :-
الإلتزام بالترقيم الذى تحدده إدارة تأكيد الجودة عند إنشاء وثائق داخل إداراتهم.

4-2 رئيس قسم ضبط الوثائق والمعايرة مسئول عن:-
عمل قائمة بكل وثائق نظام الجودة Document Matrix موضحاً بها عنوان الوثيقة ورقمها وتاريخ بدء تنفيذها ورقم الإصدار لها.
5 - الإجراءات :-
5-1- يتم تمييز وثيقة الإجراءات بـ 3 حروف وأربعة أرقام كالتالى:-
5-1-1 الحرف الأول والثانى من جهة اليسار يدل على إختصار الإدارة التى أنشأت الوثيقة، ويكون كالتالى:-
الإدارة التنفيذية The Steering Commitee " " " SC
إدارة المشتريات Purchasing DEP. " " " PR
إدارة خدمات مابعد البيع After Sales Services DEP. " " " SE
قسم الصيانة Maintenance DEP. " " " MM
إدارة تأكيد الجودة Quality Assurance DEP. " " " QA
إدارة الموارد البشرية والتدريب Human Resources & Training DEP. " " " HT
إدارة الإنتاج Production Department " " " PD





إدارة المخازن Stores DEP. " " " ST
إدارة الشئون الإدارية Administration DEP. " " " AD
إدارة التخطيط والمتابعة
Planning & Follow up DEP. " " " PF
القسم الهندسى " " " EN
5-1-2 الحرف الثالث من جهة اليسار يدل على نوع الوثيقة ويتم إستخدام الحروف التالية:-
5-1-2-1 حرف (P ) إذا كانت وثيقة إجراءات Procedure.
5-2-1-2 حرف (I ) إذا كانت تعليمات تشغيل Work Instructions.
5-2-1-3 حرف (F ) إذا كانت نموذج Form.
5-1-3 الرقمين الأول والثانىمن جهة اليسار يدلان على رقم عنصر نظام الجودة ISO-9001 الذى تختص به الوثيقة (من رقم 1 حتى رقم 20).
5-1-4 الرقم الثالث والرابع من جهة اليسار يدلان على مسلسل هذه الوثيقة داخل عنصر نظام الجودة.
5-1-5 لترقيم وثيقة تعليمات تشغيل Work Instructions أو لترقيم نموذج تم الإشارة إليهم فى وثيقة إجراءات فيجب عمل رقم مسلسل لهذه التعليمات (النموذج) فى أقصى يمين رقم وثيقة الإجراءات ]الرقم الخامس والسادس (أو السابع)[.
5-1-6 يتم تمييز كل صفحات كتيب الجودة ((The Quality Manual بـالرمز (QM-01).
مثال:-
* وثيقة إجراءات التفتيش على الأصناف الواردة يتم ترقيمها كالتالى:-









- وتحتوى وثيقة إجراءات التفتيش على الأصناف الواردة (QAP-10-01) على عدة تعليمات تشغيل موضحة فى البند رقم (6) يتم إعطاء كل منها رقم مسلسل:-

*مثال:-
تعليمات إجراء التفتيش على الواردات .... يتم تميزها كالتالى: -




تعليمات تشغيل

- كما تحتوى نفس وثيقة الإجراءات [ وثيقة التفتيش على الأصناف الواردة (QAP-10-01)] على عدة نماذج مرفقة بالوثيقة وموضحة فى البند رقم (7) من الوثيقة يتم إعطاء كل نموذج منها رقم مسلسل.
*مثال:-
محضر فحص واردت يتم تمييزة كالتالى:-



نموذج

5-2- يتم تمييز وثائق إجراءات نظام الإدارة البيئية ISO-14000 ب 3 حروف وأربعة أرقام كالتالى:-
5-2-1- الحرف الأول والثانى من جهة اليسار يدل على أن هذه الوثيقة تخص نظام
الـ ISO-14000 ويرمز لها بالحرفين (EM ).
5-2-2- الحرف الثالث من اليسار يدل على نوع الوثيقة طبقاً للبند 5-1-2.
5-2-3- الرقمين الأول والثانى من جهة اليسار يدلان على رقم البند الفرعى من البند الرابع فى
المواصفة ((ISO-14001 (نظام الإدارية البيئية) ]، أى عنصر نظام البيئة
ISO-14000 الذى تختص به الوثيقة.
5-2-4- الرقم الثالث والرابع من جهة اليسار يدلان على مسلسل الوثيقة داخل البند الفرعى من
البند الرابع فى المواصفة ((ISO-14000 (نظام الإداريه البيئية).


5-2-5- الرقم الخامس والسادس (أو السابع) .. كما فى البند 5-1-5 .
*أمثلة:-
* وثيقة إجراءات المهام والصلاحيات والمسئوليات يتم ترقيمها كالتالى:-
مسلســل الـوثيـقـة داخـــل البنــد رقـــم 4.4.1

البند رقم 4.4.1 من المواصفة ISO-14001

نوع الوثيقة وثيقة إجراءات

الــوثـيقــة تـخــص نظـــــــام الإدارة البيئيــــة


* تعليمات التشغيل الموجودة بالوثيقة يتم ترقيمها كالتالى:

مسلسل تعليمات التشغيل الموجودة بالوثيقة

* النماذج الموجودة بالوثيقة يتم ترقيمها كالتالى :-

مســـلســـل النــــموذج داخــــل الـوثيقـــــة

6 - تعليمات التشغيل :-
لا يـــــوجــــــد.
7 - النماذج :-
لا يـــــوجــــــد.