السكرتارية المعاصره وإدارة المكاتب الحديثة

اسم البرنامج : السكرتارية المعاصره وإدارة المكاتب الحديثة
مده البرنامج : 5 ايام
محاور البرنامج
يهدف هذا البرنامج إلى إكساب المشاركين المعارف الأساسية المرتبطة بأعمال السكرتارية الحديثة وتوثيق المعلومات، وتنمية مهاراتهم لممارسة تلك الأعمال بالفاعلية المطلوبة وإحداث تغيير إيجابي في اتجاهات المشاركين نحو العمل .

الأهداف التفصيلية للبرنامج :

* بنهاية هذا البرنامج يكون المشارك قادراً على:-

ـ تحديد المفاهيم المرتبطة بأعمال السكرتارية واستخدامها بطريقة سليمة .

ـ القيام بالاتصال الفعال مع الأطراف المرتبطة بعمل السكرتير .

ـ وضع خطط فعالة لتنظيم الوقت وإدارة الاجتماعات للمدير .

ـ القدرة على إعداد التقارير الفعالة.

ـ كيفية استخدام عملية التوثيق وحفظ المعلومات بما يضمن الجودة في الاداء .

ـ الاستفادة من الآلات والأجهزة الحديثة في تطوير أعمال السكرتارية .

المشاركون فى البرنامج :

ـ مديرو مكاتب القادة والوزراء والمدراء والشخصيات الهامه والمرشحون لشغل هذه الوظائف .

ـ من يراد تأهيلهم للعمل كمديري مكاتب .

ـ العاملون في مجال السكرتارية ومدراء المكاتب .

ـ من يراد تأهيلهم للعمل في السكرتارية .

محتويات البرنامج :

لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها البرنامج فقد قسمت محتوياته إلى 6 وحدات تدريبية تحقق كل منها هدفاً تفصيلياً ، وتتضمن كل وحدة عدة موضوعات رئيسية على النحو التالي :

الوحدة الأولى : طبيعة أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب

ـ السكرتارية مفهومها – أنواعها – أهميتها .

ـ مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية التنفيذية.

ـ مهارات وقدرات السكرتير الفعال .

ـ السكرتارية وعلاقتها بالإدارة المكتبية .

الوحدة الثانية : الاتصالات في مجال السكرتارية :

ـ طبيعة وأهمية عملية الاتصال فى عمل السكرتارية.

ـ عناصر عملية الاتصال .

ـ معوقات الاتصال .

ـ تحليل ردود الفعل الاتصالية .

ـ مهارات الحديث والإنصات الفعال للسكرتير.

ـ مهارات السكرتير فى التعامل مع الأنماط المختلفة من البشر

الوحدة الثالثة : السكرتارية ومهارات تنظيم الوقت وإدارة الاجتماعات :

ـ طبيعة وأهمية إدارة وقت المدير .

ـ مضيعات الوقت ودور السكرتير فى معالجتها .

ـ متطلبات التنظيم الفعال للوقت ودور السكرتير فى تحقيقها .

الوحدة الرابعة : الاتصالات الكتابية وإعداد التقارير :

ـ أنواع المراسلات الإدارية .

ـ طبيعة وأهمية التقارير .

ـ عناصر التقرير .

ـ أنواع التقارير .

ـ خصائص التقارير الجيد .

ـ مراحل كتابة التقارير .

الوحدة الخامسة : توثيق المعلومات :

ـ طبيعة وأهمية التوثيق.

ـ نظم تصنيف الوثائق والترميز.

ـ أنظمة الفهرسة والأرشيف.

ـ الاتجاهات الحديثة في التوثيق.

الوحدة السادسة : التكنولوجيا الحديثة فى أعمال السكرتارية :

ـ التقنيات الحديثة فى أعمال السكرتارية.

ـ التكنولوجيا أعمال السكرتارية والمحفوظات .

ـ الأتمتة المكتبية فى مجال السكرتارية والتقنيات الحديثة المرتبطة به .

بالإضافة إلى التركيز على مجموعات من المهارات :

ـ مهارات الاستقبال والعلاقات مع الآخرين.

ـ مهارات تحليل الأنماط البشرية.

ـ مهارات عرض التقارير والمكاتب والمراسلات.

ـ مهارات إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات والمقابلات.

ـ مهارات تخطيط وجدولة الأعمال.

ـ مهارات توجيه وقيادة فريق عمل المكتب والسكرتارية.

ـ مهارات حل المشكلات في جميع المواقف.

ـ مهارات الاتصالات الهاتفية.

أساليب التدريب المستخدمة :

سيتم تنفيذ البرنامج اعتماداً على الأساليب التدريبية التالية:

ـ تأصيل الجوانب المعرفية المرتبطة بموضوعات البرنامج من خلال المناقشات الموجهة.

ـ استخدام برامج الحاسب الآلي والتي تستخدم فى السكرتارية .

ـ عرض مرئي لموضوعات البرنامج على الـ Data Show.

ـ الحالات التي تتناسب مع بيئة عمل المشاركين ووضع الحلول التي تناسب بيئة عملهم .

المواد التدريبية المستخدمة :

سيتم تنفيذ هذا البرنامج اعتمادا على حقيبة تدريبية معدة خصيصاً لهذا البرنامج وسوف يتم تسليم نسخة من دليل المشارك للمتدرب في بداية البرنامج وسيتضمن الدليل ما يلي:

1 ـ المحتوى التدريبي الخاص بجميع وحدات البرنامج.

2 ـ التطبيقات المستخدمة في البرنامج وإرشادات حلها.

وسيراعي في تصميم هذا الدليل إمكانية استفادة المشارك منه بعد العودة للعمل.

البرامج والتطبيقات المستخدمة :

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى كتابة الرسائل والمذكرات .

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى جدولة المواعيد والاجتماعات

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات .

ـ إنشاء قواعد البيانات فى الحاسب الآلى .

ـ الاستدعاء الإلكتروني للبيانات .

ـ إنتاج التقارير باستخدام الحاسب الآلى .

ـ تطبيقات الحاسب الآلي فى لائحة العناوين .

ـ تطبيقات الحاسب الآلي فى ملفات الفاكسات والإنترنت

ـ تطبيقات الحاسب الآلى فى البريد الالكترونى .

ـ استخدام الحاسب الآلى فى إنشاء نظام معلومات متكامل للمكتب
: للحجز ولمزيد من المعلومات يرجى الاتصال بالعناوين التالية
القاهرة
المهندسين: 37 ش غزة – متفرع من ش الرياض – متفرع من ش السودان
ت: 00201113015715/ 0020233035736

المنصورة
: كلية التربية
شارع جيهان - أمام بوابة جامعة المنصورة ( الجلاء - تربية ), برج العشرى - الدور الاول علوى
ت:
ت:/00201145178289 /0020502264691
0020502290817

لتصفح باقي برامجنا يرجى زيارة موقعنا
: www.futuretc.com
أو على الفيس بوك على الرابط التالى
https://www.facebook.com/futuretc.academy