اسرار الادارة الناجحة للاجتماعات

أصدرت مجموعة (3m) العملاقة كتيباً إرشادياً خاصاً للمديرين بعنوان مرشد المديرين في كيفية إدارة الاجتماعات. تضمن الكتيب الكثير من الإرشادات والنصائح لتحقيق الاستخدام الأمثل لوقت الاجتماعات نلخصها للمدير كالتالي:-
1- الاجتماع الناجح المثمر يحتاج إلى تنظيم مسبق يحتوى على أهداف واضحة ومحددة ومن الضروري طرح تلك الأهداف في بداية الاجتماع ليسترشد بها جميع الحاضرين.
2- تحديد الأهداف الناجحة يحتاج إلى أجندة تتضمن ما اعتمد من أهداف وتحديث ما استجد وحذف ما تم الاستغناء عنه من أهداف.
3- معايير اختيار من يجب حضورهم يجب أن تقوم على قاعدة علاقتهم المباشرة بموضوع الاجتماع وأهدافه.
4- حضور الاجتماع لا يستطيعون في العادة التركيز لمدة طويلة مما يستدعي وجوب أن يعلن مدير الاجتماع عن فترة راحة مناسبة تمكن الحضور من استعادة نشاطهم وحيويتهم.
5- على المدير المشرف على فعاليات الاجتماع أن يظهر السلوك القيادي لدى دخوله للاجتماع وعند افتتاحة فيتصرف كقائد بالفعل في هدوئه واتزانه وثقته بنفسه.
6- على المدير المشرف على فعاليات الاجتماع أن يبدأ الاجتماع بتقديم ملخص مكتوب للحضور يحتوى على أهداف واغراض الاجتماع وأجندته المحدودة.
7- على المدير المشرف على فعاليات الاجتماع أن لا يبدي تصوراته ومرئياته في النصف الأول من وقت الاجتماع تجنباً لاعطاء الحضور الانطباع بأن الغرض الرئيس للاجتماع هو المصادقة على أفكار وتوجهات قد حددت سلفاً.
8- على المدير المشرف على فعاليات الاجتماع أن يضع في حسبانه عند تحضيره لملخص الاجتماع أن حضور الاجتماع سيظهرون حتماً مواقف متباينة وفي كثير من الحالات ستصل إلى درجة المواقف المتناقضة المتضادة أن الاستعداد المسبق لتوقع الخلاف خير مساعد لتجاوزه لاحقاً.
9- على المدير المشرف على فعاليات الاجتماع أن يتجنب ما أمكن ما يسمى بلغة الأجسام مثل اللعب بالقلم أو النظر باتجاه آخر غير اتجاه المتحدث فالمعيار الأول لنجاح أي اجتماع يتمثل في مدى القدرة على امتلاك زمام انتباه الحضور وشد انتباهم

جزاك الله كل خير

مركز الأعمال الأوروبي للتدريب والتطوير

» دورة السكرتاريه المتميزة والتحضير الجيد للاجتماعات ولجان العمل الفعالة تعقد في تونس
» الادارة الاستراتيجية
» استراتيجيات الادارة الحديثة
» اسرار التعامل بين الزوجين
» دوره اداره الشئون القانونيه اسرار ومهارات لل ITCC